En Organizaciones donde existe rotación, recursos de personal o de sistema de información escasos, se constituye en una de las principales causas de ineficacia en los planes de impementación
Nuestra experiencia de mas de 20 años implementando y manteniendo sistemas de gestión integrados, no ha permitido implementar métodos prácticas a las pymes para lograr mantener y actualizar estos sistemas.
Sin embargo más allá del conocimiento adquirido para implementar sistemas de gestión en cada aspecto (seguridad logísticas, salud ocupacional, medio ambiente) desde la planificación hasta la medición y mejora, el uso de medios y sistemas de información son cada vez más relevantes para lograr una eficiente coordinación y control de los sistemas de gestión.
En Organizaciones donde los recursos a los sistemas de gestión no pueden ser lo que se quiesiera, una de las principales causas de ineficacia en los planes de implementación, coordinación de actividades, es que casi indefectiblemente muchas personas jefes y empleados no cumplen las actividades propuestas, planteadas en los sistemas de gestión bien sea por deficiente planeación, capacitación, organización o simplemente indisciplina, o simple olvido. Entonces todo este cúmulo de actividades en diferentes procesos no es posible realizarle seguimiento en todo momento por el responsable de sistemas de gestión o coordinador interno, ya que es desgastante; siendo casi repetitivo que al final de los periodos muchas actividades obvias como revisión de documentos, evaluación de clientes, y tareas específicas de acciones correctivas y mejora se dejen de hacer. Por eso ISO-ONE con un diseño, simple y práctica, con el soporte remoto permite que la Gestión se pueda actualizar rapidamente y mantenerse sostenidamente e informando a la Gerencia.
Por eso que como un respaldo y apoyo al compromiso de la gerencia que debe ser un ingrediente principal en que la Organización Mejore continuamente; un sistema de información (software) que permita distribuir las tareas, acceder y registrar dichas tareas con visualización del cumplimiento o no por partes de las personas encargadas y líderes internos; es imprescindible para garantizar el seguimiento efectivo para mantener y mejorar los sistema de gestión de calidad integrados.
Ahora en un proceso de consultoría de implementación de sistemas de gestión (calidad, seguridad o medioambiente) cuál es la principal causa de falla de INEFICACIA de los planes: El débil, aleatorio, casi esporádico seguimiento o VERIFICAR de las actividades asesoradas (etapa de PLANEACIÓN) y que la empresa debe HACER.
El 90% de los consultores se enfocan en una exagerada, prolongadas PLANEACIÓN, en donde no se detectan las debilidades de ejecución (HACER) por parte de la empresa que solo se puede dar con un VERIFICAR efectivo. Por tal razón el 50% de los proyectos de consultoría no se percatan que cumpliéndose gran parte de la consultoría la empresa no implementa más allá del 20% de las actividades. Y aunque claramente puede no ser responsabilidad del consultor, el cliente interpreta esta ineficacia como un desperdicio, pocos resultados y casi el 70% de las consultorías o son canceladas o no se cumplen el objetivo final de implementación en los tiempos establecidos.
Por tal razón si los consultores independientes o firmas consultoras, tuvieran una herramienta de seguimiento y medición fiable de los resultados, podrían identificar de manera temprana, causas de ineficacia como es falta de recursos, compromiso, o capacitación para el cumplimiento de las actividades asesoradas. De esta manera su tasa de éxito de implementación de sistemas de gestión aumentaría significativamente representando claramente una continuidad en los negocios con dichos clientes, que prematuramente desaparecen por falta de resultados.
Estas herramientas de seguimiento y medición de eficacia de la consultoría (software) es posible incorporar en los procesos de consultoría: Dando un valor agregado, mejorando la eficacia de los resultados de consultoría, mantenimiento y logrando un mayor periodo de permanencia de los clientes. Y es posible tenerlo sin hacer desarrollo o inversión.
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